Bezoekers zijn wellicht het allerbelangrijkste voor een evenement. Een feest zonder bezoekers? Dan is het feestje niet compleet! Als je zo veel mogelijk personen naar jouw evenement wilt trekken, is het essentieel om een veilige omgeving te hebben. Hiermee bedoelen we dat de bezoekers geen gevaar moeten lopen op het feestje. Ook is het absoluut een tip om zo snel mogelijk alle bezoekers voor jouw feest te informeren. Maar, hoe kun je dit zo efficiënt mogelijk doen?
Voordat je de uitnodigingen gaat versturen, is het aanbevolen om snel afspraken te maken met externe specialisten die verantwoordelijk zijn voor de veiligheid van de bezoekers. Hiermee bedoelen we dat je de dagen van jouw evenement moet doorgeven. Tevens is het een aanrader om deze professionals te informeren over bijzonderheden. Als bijvoorbeeld kinderen op een feestje komen waar alcohol wordt geschonken, moeten alle veiligheidsmedewerkers op de hoogte zijn van de mogelijke risico's. Bovendien moeten deze professionals weten wat de nooduitgangen zijn voor de bezoekers op jouw feest.
Niet alleen de veiligheidsmedewerkers moeten geïnformeerd zijn, maar ook de bezoekers voor jouw feest dienen op tijd alle informatie te ontvangen. Je kunt namelijk ervan uitgaan dat alle aanwezigen plannen hebben gemaakt met bijvoorbeeld hun familie of vrienden. Je kunt alle bezoekers voor jouw feest informeren via social media. Je zet de kanalen in waarop ze erg actief zijn. Denk bijvoorbeeld aan Facebook of Instagram. Als de bezoekers voor jouw evenement geen social media gebruiken, kun je altijd old school zijn. Dit betekent dat jij papieren uitnodigingen kunt sturen. Zorg wel dat deze zo snel mogelijk worden verstuurd, zodat je rekening kunt houden met het daadwerkelijk aantal bezoekers op jouw party.